Chọn robot làm kế toán, doanh nghiệp lợi gì?

Những trăn trở của hoạt động kế toán truyền thống

Kế toán có vai trò trọng yếu trong việc vận hành của doanh nghiệp khi mà phần nào đó trách nhiệm và khối lượng công việc của bộ phận kế toán thường tỷ lệ thuận với quy mô và mức độ phát triển của doanh nghiệp. Các công ty càng lớn và có mức độ phát triển càng nhanh thì công việc của kế toán sẽ càng nhiều áp lực và phức tạp với nhiều thao tác thủ công dễ sai sót. 

Chị Nguyễn Thúy Hằng – Kế toán trưởng tại một công ty lớn ở Hà Nội chia sẻ: “Tuy đã có thâm niên kế toán 21 năm rồi, nhưng nhiều giai đoạn mình vẫn chóng mặt vì hóa đơn chứng từ, tra cứu rồi nhập liệu, rất dễ sai sót và mất thời gian kinh khủng do làm theo cách thủ công. Khi mọi người háo hức chuẩn bị nghỉ Tết thì cũng là lúc mình phải làm tới 9-10 giờ đêm chưa hết việc”.

Ứng dụng công nghệ 4.0 sẽ giải phóng nhiều áp lực cho nghề kế toán (ảnh: Nguyễn Thúy Hằng)

Các áp lực dành cho kế toán sẽ còn lớn hơn ở những giai đoạn cao điểm, khi mà khả năng sai sót trong xử lý hóa đơn rất cao – nhất là với những doanh nghiệp còn lệ thuộc nhiều vào tác vụ thủ công. Ngoài các sai sót, quy trình thủ công cũng chiếm rất nhiều thời gian và nhân lực để xử lý, ảnh hưởng tới tiến độ chung của công việc kinh doanh, hoạt động vận hàng, quản lý có liên quan.

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong giai đoạn phát triển tích cực thường có lượng hoá đơn và chứng từ cần xử lý có thể lên khoảng vài trăm đến vài nghìn trong một tháng. Điển hình như công ty bóng đèn Rạng Đông, số lượng hoá đơn trung bình xử lý trong một năm khoảng 50.000 hóa đơn, còn ở các công ty với quy mô lớn hơn như Central Retail Vietnam thì con số này lên đến 1.800.000 hóa đơn/năm – tương đương khối lượng nhân sự xử lý hóa đơn 20 kế toán/phòng. 

Sau khi Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP chính thức có hiệu lực kể từ ngày 01/07/2021, các doanh nghiệp phải xuất hóa đơn điện tử nên lượng hóa đơn cần xử lý sẽ còn lớn hơn, tạo ra nhiều áp lực hơn cho bộ phận kế toán.

Trước các áp lực và vấn đề nghiệp vụ này, nhu cầu cho giải pháp  kế toán toàn diện đã được đặt ra để giảm thiểu sai sót, thời gian và nhân lực xử lý hóa đơn. Đây vừa là thách thức song cũng chính là cơ hội để một số sản phẩm, dịch vụ mới phát triển và tiếp cận thị trường.

Khi công nghệ tự động trở thành “cứu tinh”

Tính đến nay, có khá nhiều ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán – một bước tiến tất yếu của làn sóng 4.0 đang diễn ra theo tinh thần Nghị quyết 52-NQ/TW của Bộ Chính trị về một số chủ trương, chính sách chủ động tham gia cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư. Nhưng vẫn chưa có nhiều giải pháp toàn diện để giảm thiểu sai sót, thời gian và nhân lực xử lý hóa đơn..

Trước thực trạng đó, FPT Software đã phát triển giải pháp xử lý hóa đơn tự động UBot Invoice “Siêu kế toán 1 giây” – một giải pháp kế toán toàn diện và thân thiện để đáp ứng nhu cầu từ khách hàng ở nhiều lĩnh vực và quy mô tổ chức. Được phát triển trên nền tảng công nghệ RPA (Robotic Process Automation), UBot Invoice tối ưu các quy trình kế toán thông qua khả năng tự động hoá nhiều tác vụ xử lý hóa đơn như tra cứu, đối soát, tìm kiếm và lưu trữ; giúp tiết kiệm đến 80% thời gian và đạt độ chính xác lên đến 100%. 

Quy trình xử lý hóa đơn tự động của UBot Invoice (bên phải) vượt trội so với quy trình thủ công.

Cụ thể, nếu tốc độ trung bình xử lý hoá đơn thủ công của 1 kế toán là 5 phút/1 hoá đơn thì với UBot Invoice, con số này giảm còn khoảng 1 giây/1 hóa đơn, tương đương khả năng xử lý hơn 1000 hóa đơn trong vòng 15 phút, với độ chính xác 100%.

Minh chứng cho việc ứng dụng hiệu quả UBot Invoice có thể kể đến công ty Gang Việt – đơn vị thường phải mất cả một buổi để kiểm tra và đối soát hoá đơn vào mỗi kỳ quyết toán thuế, giờ đây với UBot Invoice công ty chỉ mất 30 phút. Kết quả tích cực tương tự cũng đến với Rạng Đông khi doanh nghiệp này giảm tới 80% chi phí vận hành và nâng độ chính xác của xử lý hóa đơn lên mức 100% sau khi đưa UBot Invoice vào vận hành từ tháng 07/2021 để xử lý khoảng 50.000 hóa đơn.

Có thể nói, việc xuất hiện các trợ thủ công nghệ như UBot Invoice đã giúp nghiệp vụ kế toán sang trang mới khi không còn là nỗi lo với nhiều tổ chức và cả những người làm việc trong lĩnh vực kế toán tại doanh nghiệp. Đây vừa giải pháp song cũng chính là đà động lực giúp thúc đẩy những hướng phát triển ổn định, hiệu quả hơn cho công tác quản lý kế toán nói chung trong dài hạn.

Tìm hiểu thêm về UBot Invoice